2018年10月3日
運営初心者注目！イベントをスムーズに進行させる2つのコツ
イベントを開催して業界を活性化したい、業界全体により多くの人が集まるようにしたい、とお考えの企業経営者の方は多くいらっしゃいます。しかし、いざイベントを運営するとなると、具体的にどのような流れになるのかよく分からないという方もいるかもしれません。
ここでは、イベント運営に際して行うべき準備や、スムーズに進めるための心得などについてご紹介します。
まずイベント開催までどのような流れになるか見ていきましょう。
まずは、なぜイベントを開催するのか目的を設定します。同じ業界の企業を集めて意見交換の場としたいのか、異業種交流会にしたいのかなど、やりたいことを考えてみてください。目的が決まれば、自然とどのような雰囲気のイベントにするのかも定まるでしょう。
イベントの目的、内容がある程度固まってきたら開催場所と日時を決めていきます。
場所の候補としては、市民会館など自治体が運営する公共施設や貸し会議室、自社の会議室、貸し切りができるカフェなどがあります。それぞれ利用料金や設備に違いがあるため、予算と使途に合わせて選びましょう。また、プロジェクターなどの使用を想定している場合は、事前に使用可能か確認しておくとスムーズです。
イベントの詳細が決まれば告知です。イベント名、場所と日時、内容、参加費、懇親会のお知らせなどを記載して、SNSや自社サイトなどを通じて宣伝していきましょう。規模にもよりますが、まずは身近なところから人を集めるのも有効です。
イベント後には、参加者同士の親睦を深めるために懇親会を開くケースが多々あります。
懇親会は、イベント会場にケータリングなどを用意してその場で行うパターンと、居酒屋などお店に移動して行うパターンが考えられます。
イベントの成功は、どれだけ事前準備ができているかにかかっています。それでは、具体的にどのような準備が必要かチェックしておきましょう。
イベント当日は忙しく、戸惑いがちです。そんなときにパニックにならないように、当日何をすべきか、何時に何が行われて自分はどういう行動をとるのか、などを書いたメモを用意しておくと良いでしょう。
当日、テーブルや受付をどのように配置するのか、などをシミュレーションするためにも会場の下見はしておきましょう。
座席の配置、受付の準備、プロジェクターなど機器類の準備、案内準備など、当日は1時間ほど早めに会場入りして準備を行います。
また、集客につなげるために、イベント後はお礼状やお礼のメールを出しましょう。
イベントには急なトラブルがつきものです。最後に、運営者として想定しておきたいトラブルをいくつかご紹介します。ここまで準備しておけば安心でしょう
イベント当日に起こり得る不測の事態として、次のようなものが挙げられます。
このように、思いがけないことが起これば、最悪の場合イベントの中止も検討する必要があります。大事なことは、何かあった時に判断する人をあらかじめ決めておき、あくまでも冷静に対処することです。運営側が取り乱していては、参加者も不安になってしまいます。
トラブルが起こった時には、参加者の方々の安全、快適さを第一に考え、場合によってはアナウンスなどできちんと説明をし、快適なイベント運営に努めましょう。
イベントを開催するにあたり、運営者には準備することが多くあり、また当日のトラブルにも冷静に対処する必要があるなど多くのことが求められます。準備には時間も手間もかかりますが、イベントが成功すればその後の集客につながるなどメリットも大きいといえるでしょう。
今回ご紹介した内容が、イベント運営者の方にとって有益な情報になれば幸いです。
