2019年4月2日
イベント運営者なら知っておきたい！開催までの流れ＆準備について
イベントがスムーズに進行できるか否かは、企画の段階で決まるといっても過言ではありません。イベントの目的やターゲットの絞り込み、具体的なイベント内容の決定は、すべて企画の段階で取り決めておくものです。
イベントには、早めの準備と打ち合わせが重要とされているものの、実際どのように企画を進めればよいのか分からないという方も多いでしょう。そこで今回は、イベントをスムーズに進行させるための工夫や、イベントの物販で大きな力を発揮するクレジットカード決済の魅力などについてご紹介します。
イベントを企画するときは、早めに声かけをすることが大切です。運営スタッフの招集や会場の準備、必要となる備品の購入は企画の段階で洗い出しておきましょう。また、イベントの規模により多少の違いはあるものの、共通して決めておくべきことは運営側の役割分担です。その役割分担は大きく分けて4つあります。
イベント信仰の中心となる統括で、イベントの企画や準備、イベントの開催から終了まですべてに関わります。スタッフ管理やトラブルが起きたときの対応も行う大切なポジションです。
イベントにおける予算の工面や会場の手配、会計管理といった雑務を行います。
イベント当日に進行をサポートします。来場者の受付や誘導など、来客対応が主な業務です。
イベントプログラムがつつがなく進行するよう管理します。音響や照明といった専門スタッフが含まれます。
イベントをスムーズに進行させるためには、各役割との連携が欠かせません。したがって、運営方針やイベントの流れに変更が生じた場合は、早めに周知することが大切です。
イベントの当日は、大勢の来場者が会場に訪れるため、不測の事態やトラブルが起こる可能性も十分にあります。このようなリスクに備えておくことも、イベントをスムーズに進行させるポイントです。
イベント開催の前に全スタッフを集め、イベント進行のシミュレーションを行いましょう。しかし、ただ何となくイベントの流れを追うだけでは、シミュレーションにはなりません。本番に近い形でシミュレーションしてこそ意味があります。ぜひ段取りをまとめたマニュアルを用意しておきましょう。
スタッフ全員にマニュアルを渡しておけば、イベント開催時の対応を一度に共有できます。また、本番に近い形で動きを確認すれば、いつどのタイミングで動くべきかをイメージしやすくなります。
イベントにはグッズ販売が付き物です。物販コーナーには多くの商品が並び、多くの方でにぎわうでしょう。そこで見直すべきところが「支払い方法」です。イベントの物販においては、現金による支払いが主流ではあるものの、最近クレジットカード決済の利用も増えています。
クレジットカード決済のメリットは、現金管理の必要がない上に、幅広い決済に対応できるところです。また、現金払いよりも支払いがスムーズで、対応するスタッフの負担も減らせるでしょう。
クレジットカード決済を導入するには、多くの手続きが必要です。しかし、決済代行会社を利用すれば、イベント開催日の数日前でもクレジットカード決済を導入することができます。
イベント運営には事前の段取りが不可欠。特に初心者の方は、何から始めたらよいか迷うことも多いかもしれません。イベントをスムーズに進行させるために、早めの声かけと準備、スタッフ全員を対象としたイベント進行のシミュレーションを意識しましょう。また、イベントで物販を取り扱う場合には、現金支払いの他にクレジットカード決済も用意しておくと、支払いもスムーズに済み売上アップも期待できます。
