オフィスのコスト削減に有効なアイディア3選┊すぐにできるコスト削減を解説

オフィスのコスト削減に有効なアイディア3選┊すぐにできるコスト削減を解説

オフィスにおけるコスト削減方法はさまざまありますが、今すぐに取り組める有効なアイディアをご紹介します。中小企業の経営者や総務・経理担当者は必見です。

企業を経営して利益を出していくことには、必ず経費がかかります。利益をより多く残すためには、経費を削減することが、会社運営の課題のひとつです。

いかに効率よく、無理なくコスト削減できるのか。わかりやすく解説していきます。

オフィスのコスト削減が重要視される理由・目的

オフィスのコスト削減が重要視される理由・目的

経費を削減することは、どんな規模の会社であれ重要な課題のひとつです。利益率の向上のためオフィスのコスト削減は重要視する必要があります。

当たり前の話ですが、利益よりも経費がかかってしまえば、どんな経営をしようとも赤字になります。

逆にオフィス運営等に関わる費用を抑え支出を減らすことができれば、その分余った予算を他の業務に還元することもできます。

経費が削減でき、予算金額を多く残せたならそれは純利益につながります。

さらに、利益を給料やボーナスとして社員に還元すれば各々のモチベーションも上がり、コスト削減にも積極的に取り組んでもらえるという好循環が生まれます。

利益率が上がれば経営も安定します。予期せぬ売上ダウン等にも持ちこたえることのできる余力を持つことができますし、金融機関や取引先からの信用度も上がります。

追加融資も受けやすくなることもメリットのひとつといえるでしょう。

以下にご紹介するコスト削減のための方法をぜひ実践して、強い会社経営を目指していきましょう。

企業で発生する4つのコスト

企業で発生する4つのコスト

起業で行うべき経費削減は、おおまかに3つに分けらます。ひとつずつ詳しく見てみましょう。

オフィスコスト

印刷費(紙代・トナー代・複合機のリース料)、消耗品費(文具代・お茶/コーヒー代)その他維持費(清掃代・除草/植木剪定代)、テナント賃料、駐車場代などがオフィスコストにあたります。

オフィスにおけるコスト削減は、すぐに実践が可能で効果もわかりやすいのが特徴です。

印刷代や消耗品代などはひとつ一つの額は小さいものですが、ここを見直すだけでも大きなコスト削減効果を生みます。

光熱費

オフィスの運営で欠かすことができないのが電気代・水道代・ガス代などのインフラにかかる経費です。

電力会社の自由化によりさまざまな選択が可能な今、場合によっては大きく削減できる項目です。

人件費

経費の中で一番割合が高いのが人件費です。売上の増減に関わらず、常に一定の金額がかかります。

また、生産工程でかかる物流費や従業員の人件費をオペレーションコストと呼びますが、そのなかでも、人件費は常に大きな額を占めます。

経営難に陥るとリストラクチャリング(リストラ)が実行されますが、他の経費削減と異なり、トラブルを起こしやすく安易に実行せず最後の手段と考えたほうがよいでしょう。

IT関連コスト

ITを取り巻く環境は変化が大きく、常にアンテナを張り対応していくことが不可欠です。企業によりITシステム費用のカテゴリーは異なりますが、一般的に以下6つに分類できます。

  • 電話(固定・携帯)
  • ネットワーク
  • ハードウェア保守
  • ソフトウェア保守
  • データセンター関連費用
  • 開発および運用の人件費

現状を踏まえ、ITシステム費用のコスト削減・コスト適正化を行っていきましょう。

経費を削減するときのポイント

経費を削減するときのポイント

経費削減成功のポイントは、目先の金額を減らすことだけを考えずに、長期的な目線で考えることです。

コストカットに躍起になって、従業員の手間が増えて効率が悪くなっていたら元も子もありません。

結果的に従業員の負担を減らすような経費削減ができれば、長期的にはプラスになることでしょう。

例えば、導入に費用が掛かったとしても新しいシステムを導入することで作業効率が上がるのであれば、それは効果的な経費削減です。

実際に経費削減を実行し、良くも悪くもその結果を実感するのは従業員です。経費削減は従業員ファーストで考えて指示し、その施策の結果を従業員にリサーチすることも大切です。

今すぐできる経費削減方法

今すぐできる経費削減方法

それでは中小企業の経営者や総務・経理担当者が、今すぐに導入できるコスト削減アイディアを具体的に見ていきましょう。

オフィスにおけるコスト削減

印刷環境の見直し

最も効果的な印刷代削減の方法は、コピーや印刷をする際にモノクロ印刷を徹底することです。カラー印刷をモノクロ印刷にした場合、1枚あたり約10円の経費削減となります。

カラーである必要のない書類などをカラー印刷してしまわないよう、プリンタドライバーの初期設定をモノクロ印刷することをおすすめします。

カラー印刷が必要な場合のみ、設定を変更するようにしましょう。モノクロ印刷設定と併せて、両面印刷もプリンタ初期値として設定しておけば用紙の節約にもなります。

しかしながら、コピー用紙代を削減するために裏紙を活用する方法にはそれほど効果はありません。

印刷における用紙代よりもコピー機の使用料金の方が断然高いためです。印刷費の削減においては、印刷の回数自体を減らすことに注視しましょう。

社内で資料を何十枚もカラーコピーして共有していませんか? パソコン上で資料を共有したりと、会議ではプロジェクターを使用することで十分なことも多いはずです。社員一丸となってペーパーレス化を進めていきましょう。

消耗品管理の見直し

消耗品の管理を見直してみましょう。ボールペンやクリアファイル、付箋などの消耗品が自由に持ち出せる環境になっていませんか?

それでは従業員のコスト意識が薄くなり、知らず知らずの内に浪費が増えてしまうこともあります。消耗品の管理者を決め、管理者の許可を得てから使用することを原則としましょう。

備品管理が徹底できれば一人一人の意識も変化し、消耗品の購入コストを徐々に減らすことに繋がります。

業者との契約内容の見直し

特定の業者と長期間におよび取引を行っている場合、市場価格と比べて割高な契約となっている場合があります。

仕入れや運送費など自社が支出する項目は、複数他社で相見積もりを行い契約の見直しを行いましょう。

これまで取引を行っていた業者へ相見積もりを行う際には、取引先との信頼関係も大切でしょう。「会社の規定で、相見積もりを行うことが義務付けられた」など、自社の担当者が取引先に依頼がしやすくなるような理由を用意すると安心です。

雑費の見直し

会計帳簿の「雑費」とされている項目しようは注意が必要です。

少額でもよくわからない出費、例えば、雑費摘要欄に会費や新聞・雑誌購読費などの項目がある場合は、本当にその経費が業務に必要なものか当該部署に確認するなど、定期的に見直しを行いましょう。

こまめにチェックすることで、無駄な支出を減らすことができます。

エネルギーコスト削減

LED照明の導入

電気代の削減には蛍光灯からLEDへの切り替えが有効です。オフィスの総電力コストのうち、約40%は照明による消費といわれています。

LED照明の消費電力は、蛍光灯の半分以下、さらに寿命は3倍以上ですから、導入しない手はありません。

蛍光灯から切り替えにはコストが発生しますが、LED照明は官公庁や自治体、独立法人が公募する補助金・助成金を受けることができる場合があります。

補助金制度を利用すれば意外と負担を少なく導入できる可能性があるので調査してみましょう。

電力契約を見直し

2016年の電力自由化により、電気の小売業務にさまざまな異業種企業が新規参入しています。

今まで独占されていた電力供給にも価格競争が起き、電気代の値下げや、新たなサービスが提供されています。

新たな電力会社との契約など電力契約の見直しで、大きくコストカットできる可能性があります。後述する、ライトでんき・ハルエネ電気もおすすめです。

オペレーションコスト削減

業務内容の見直し

企業組織が拡大したり、長年同じ業務を扱っていたりすると、必要性がない業務が慣例化している場合があり、同じ業務を違う部署が二重で行ってしまっていることも考えられます。

このような無駄な業務をなくすことで残業の抑制につながり、結果的に人件費削減へとつながります。

作業内容の可視化で無駄な業務を削減する

それぞれの従業員の業務を可視化することは、無駄な業務を削減するには重要なことです。社内SNSやアプリケーションなどを活用した、密な情報共有を行いましょう。

複数部署で似た業務を行っている問題や、優先度の低い業務に長く時間をかけてしまっている問題などを洗い出し、解決することができます。

社内コミュニケーションの見直し

業務を効率化するには社内コミュニケーションが重要です。日々行われている会議などは、各々のコミュニケーションにより見直しが可能なことも多いものです。

業務内容の見直しの際と同様、会議の目的を明確にして見直すことでコストカットにつなげます。

テレワークを導入する

テレワーク導入には多くのメリットがありますが、コスト削減においても「オフィス費用削減」や「従業員の交通費削減」などのメリットがあります。

場所や時間にとらわれない柔軟な働き方で効率化をアップさせましょう。

残業・早朝出勤は事前申請制に

制約なく残業ができる状態は、長時間労働が常態化しやすい原因となります。時間外労働を事前に申請する形式ことで、残業代の抑制につなげることができます。

20時以降の残業は必ず申請を行うなどの規定を設けた事前申請制の導入がおすすめです。

やってはいけない経費削減方法

やってはいけない経費削減方法

経費を削減するには、現状よりも作業効率を上げるか、もしくはこれまでにない改革を行わなければなりません。

しかし、業務上必要な経費までカットしてしまうと、社員のモチベーションは低下します。無理を強要してもよいことはありません。

社員と組織、それぞれの観点を持ちながら、無理のないコスト削減を進めるように心がけましょう。

また、商品やサービスの品質を下げてはいけません。顧客は今現在の品質に満足して購入しているため、品質ダウンは信用を失うことにもなりかねません。

サービス・商品の品質を単純に落として経費削減することは避け、高品質を維持しつつ経費削減できる業務内容へ修正するようにしましょう。

リストラも削減の対象ではありますが、安易な人件費削減は長期的にみるとマイナスに向かう可能性を秘めています。

社員の士気が下がることはもちろん、社員同士の関係に亀裂を生じさせたり、ベテランの不在により今まで上手く機能していたものが機能しなくなったりする恐れもあります。

人件費削減に踏み切ることは、最終手段であることを忘れてはなりません。

コスト削減意識を社内で浸透させる方法

コスト削減意識を社内で浸透させる方法

さまざまあるコスト削減方法ですが、社内にコスト削減の意識を浸透することができなければ、成功させることは難しいでしょう。

社内全体でコスト削減の意識を浸透させるには以下の3つのポイントが重要です。

  • 削減したいコストを従業員と共有する
  • コスト削減の成果に対して評価を設ける
  • コストを見える化する

まずは、どの項目をどの位削減したいのか早い段階で共有しましょう。経営者や経営陣の意思だけでコスト削減を決定する、従業員との確執が生じる恐れもあります。

早期に共有し、従業員からの意見も取り入れることで、社内全体のコスト削減の意識をあげることにつながります。

コスト削減の成果に対して評価制度を設けることも効果的です。評価基準とその成功報酬を見える化します。目標が明確であれば従業員のコスト削減のモチベーションも上がります。

人件費の削減に!経費精算システムの導入

人件費の削減に!経費精算システムの導入

経費精算システムは、経費精算を行う上で必要な申請書の作成や申請内容の確認、承認者の承認などの業務を効率的に実施するためのシステムです。

経費精算・交通費精算・出張費精算・交際費精算など、さまざまな精算をシステムでスムーズに行うことができます。

経費精算システムの導入コストは決して安いものではありません。導入するのであれば、初期投資費用が回収できるようしっかり調査し、下記に挙げる会計ソフトを参考に下準備を整えるようにしましょう。

freee



会計ソフトfreeeは、日々の取引を入力するとさまざまなレポートが自動で作成されます。グラフや表形式で表示されるレポートは、売上や資金繰り、費用の内訳などを容易に確認することができます。

また、登録したネットバンクやクレジットカードから取引明細を自動で取得、AIによる自動判定や仕訳ルールに基づいて、自動で記帳してくれるため、経理の業務時間の削減につながります。
会計初心者にもfreeeは使いやすいと評判です。感覚的に操作することができるUIで、例えば経営者が会計を兼務している場合などはその特徴を最大限活かすことができるでしょう。

マネーフォワード クラウド会計



株式会社マネーフォワードが提供する、マネーフォワード クラウド会計は、高機能を低価格で利用でき、コストパフォーマンスが良い会計ソフトといえます。

簿記の知識のある人が自然に操作できる使いやすいUIが特徴で、最大の魅力は充実した連携サービスとなります。

連携サービスで生じたお金の出入りを自動で取得し、自動で仕訳することができます。

光熱費のコストカットにおすすめな電力会社

光熱費のコストカットにおすすめな電力会社

電力会社の自由化によりさまざまな選択が可能な今、場合によっては光熱費を大きく削減することができます。

電力会社への切り替えを検討している企業はぜひ参考にしてみてください。

ライトでんき



法人・個人事業主専門のライトでんきは、最も電力単価の高い従量3段目も割引が可能です。使う電気量が多ければ多いほどお得になるという仕組みで特に飲食店に支持されています。

全国10エリアで対応可能なため、複数エリアに店舗やオフィスを構える企業でも容易に利用することができます。

ハルエネでんき



ハルエネでんきは、株式会社ハルエネが提供する新電力事業者です。2019年度において、低圧の業務用電力に関して12ヵ月連続で業界シェアNo1を誇るなど、全国の法人や飲食店・小売店経営の個人事業主から厚い支持を得ています。

電気の使用量の多い店舗や商店などの事業者や法人にとってお得なプランが充実しており、従量料金3段階目相当の電気使用量であれば、大手電力会社と比較してかなりの額の電気代削減につながります。

おわりに

コスト削減は、利益率を改善するために行う施策です。

現状で無駄にかけてしまっているコストを見直して最適化していくことがコスト削減の目的となり、これは多くの企業が課題と感じていることです。

ここでまとめたコスト削減方法にぜひ検討し、貴社に最適な施策を考えてみてください。