2019年4月2日
イベント運営者なら知っておきたい！開催までの流れ＆準備について
展示会や野外ライブなどのイベントは、店舗の存在感を改めてアピールできる良い方法です。しかし、イベントごとに必要なアイテムの種類や数量が変化するので、悩んでしまう人も少なくありません。
今回は展示会や野外ライブなどのイベントにあると便利なレンタル用品をご紹介します。
展示会や野外ライブなどのイベントで用意するべきグッズは、まずは大型什器と案内看板です。アパレルであればハンガーラックや帽子などを陳列する陳列棚など、商品を陳列するための什器や姿見、屋外のブースを設置する際はテントや延長コードも必要でしょう。立て看板などの案内看板がないと、何のイベントが行われているのかが分かりづらいため、目立つところに設置する必要があります。
イベントの内容によっては、ガラポン（抽選器）やマイク、長蛇の列ができそうな場合は、パイロンなどでお客さまがスムーズに並べるように誘導することも必要です。
会場によっては、音響設備もあるとより演出が高まります。そのほか、着ぐるみを着て店頭に立つのも非常に有効な手段と言えるでしょう。
また、受付カウンターや看板なども必要な場合があります。受付はすべての来場者の方が立ち寄るため、どこに受付があるか目立つ場所に設置する必要があります。
イベントによっても必要なものが変わり、費用がかさむのがネック。定期的にイベントを行う企業であれば、イベントに使うアイテムを倉庫などに置いている、ということもあるかもしれません。しかし、しばらく使っていないうちにダメになっていたり、ホコリまみれになっていたりすると、その分やることが増えてしまいます。さらにイベント用品の搬入も自分たちで行わなければならないとなると、非効率的です。
効率よくイベントを実施するにはイベント用品をレンタルして用意するのがおすすめです。購入するよりはるかに安価でかつ、ケアも万全にされた状態で届くので、納品され次第すぐに設置が可能で、イベント後の片付けも楽になり、スタッフの負担も大幅に減ります。
テーマにあわせてレンタル商品を変更すればイメージの違う演出が可能で、イベントの幅が広がります。今回のイベントでは使用するが次回はもう使わない、あるいは単発のイベントの際はレンタルの方がお得です。
ここまでは、すべてのイベントで共通して必要になるものをピックアップしてみました。イベントによっては、物品売買のある場合もあるかもしれません。そんな時、もし決済方法が現金しか選べなかったら、レジが混雑してしまうことが予想されます。また、つり銭の不足や、イベント終了後に多額の現金を持ち歩くことへ不安を感じられる方もいらっしゃるかもしれません。
そこでクレジットカードでの決済がおすすめです。クレジットカードなら紙幣と硬貨を取り出す手間が省けるため、レジ作業がよりスムーズになります。つり銭の不足はもちろん、不安な思いをして現金を持ち歩く必要はありません。
イベントでクレジットカード決済の端末を用意する場合、カード番号を手入力するタイプのものは効率的ではありません。スキャンするだけで顧客情報が読み込めるタイプをおすすめします。
手軽に持ち運びができるCAT端末は、イベント会場で使うのにピッタリです。CAT端末を導入していない企業でも、端末をレンタルすることができるので、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
イベントでは今回ご紹介したような、会場の設営や細かいグッズ、クレジットカード決済端末など必要なものが数多く存在します。購入では大幅なコストがかかってしまいますが、レンタルでまかなうことができれば、その分初期費用を安く抑えることができます。
余った費用を他の部分に投資すれば、よりこだわりのあるブース作りが可能になるでしょう。導入される際はどれくらいの規模で何が必要なのかを確認したうえで、申し込むようにしてください。
