2021年9月3日
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中小規模の事業者に最適な給与計算ソフトの選び方やその特徴を比較してまとめました。導入を検討されている中小企業の経営者や経理担当者必見です！
給与計算ソフトとは、社員情報や勤怠情報を入力することで給与計算や年末調整、社会保険などの処理を自動化するこができるソフトウェアのことです。
テレワークが普及した今、給与明細の配布までをオンラインで完結できる、便利な給与計算ソフトを利用する企業が増えています。
この記事では、クラウド型・インストール型などさまざまな給与計算ソフトを比較し、その選び方やおすすめの給与計算ソフトをご紹介していきます。給与計算ソフトの導入を検討している中小企業の経営者や経理担当者の方は是非参考にしてみて下さい。
給与計算ソフトといっても、少人数の企業から大企業まで汎用的に使える製品や、初期費用や利用料金が無料で初期費用を抑えられる製品など、さまざまな給与計算ソフトがあります。自社にはどのような給与計算ソフトが最適なのかを理解するために、まずは給与計算ソフトでできる基本的な機能を見ていきましょう。
給与計算ソフトの主となる機能には、基本給と勤怠データによる賃金の割り出し、各種税金・保険料・手当等の一括計算などがあります。給与明細書の作成や源泉徴収、年末調整に対応している製品もあります。
正社員や契約社員、パート・アルバイトといった雇用形態や労働契約に合わせて、給与を算出する計算式を設定する機能です。設定したフォームは個人別にカスタマイズできたり、よく使う計算式を保存したりもできるため、入力する手間を減らすことができます。
設定した計算式に基づき、基本給や残業代、各種手当、税金などの計算業務が自動で処理されます。複雑な計算処理が自動で行われるため、これまでの経理担当者の負担を軽減することができ、さらにミスのない給与計算が実現できます。
勤怠管理システムと連携できる製品もあります。勤怠データと連携することで、各従業員の就業データが給与計算ソフトに自動で入力され、給与計算をよりスムーズに行うことができます。
毎日リアルタイムで給与計算処理がされるため、全従業員の勤怠表を見ながら給与計算に間違いがないか確認する作業を毎月の締め日に行う必要がなく、業務の平準化を図ることができるというメリットもあります。
給与明細や各種帳票、銀行提出資料などをソフトウェア上で作成できます。また、メールやクラウド上で電子データを配布できる製品もあります。これにより、給与明細の印刷にかかる用紙代やインク代などのコスト削減効果が期待できます。従業員名と書式を設定すれば自動でレイアウトされるため、書類作成の手間もかかりません。
税制改正により給与計算の方法に変更が生じた場合にも、ソフトウェアメーカーがバージョンアップ対応を実施。経理担当者が法改正などに合わせて給与計算式を変更する必要がなくなるため、常に最新の法令に対応した給与計算システムを利用することができ安心です。
前項からも分かる通り、給与計算ソフトには業務効率化できるメリットが多々あります。では、既存の給与計算とどのような違いがあるのか、それぞれのメリット・デメリットを考えながら具体的に比較していきましょう。
普段の業務と同様にエクセルで給与計算を行っている企業も多いでしょう。無料のテンプレートも多数あるため、比較的簡単に導入することができます。
・メリット
エクセルで給与計算を行う大きなメリットは、すぐに使い始められるという点です。WindowsのPCならあらかじめエクセルはインストールされていますし、普段の業務で使いこなしていて、慣れていることも多いでしょう。資金をできるだけ抑えたい企業には、導入コストが一切かからず、ソフトウェア更新料も掛からないエクセルでの給与計算は最適と言えます。
・デメリット
エクセルで給与計算をすることの最大のデメリットは、ヒューマンエラーが発生するリスクが高い点です。データは手動で入力することになるため、入力の行が一つズレるだけ、数字の入力ミスが一つあるだけで、あらゆる計算結果が変わってしまいます。給与計算はお金が直接関わる業務ですから、ミスは許されません。しかし可能な限り細心の注意を払って行っても、人的ミスを完全に防ぐのは難しいことです。
また、被扶養者の増加や労働時間帯で時給が変わる場合など労働条件などに応じて、その都度、高度な関数を組まなければなりません。税率や法改正が行われた場合にも、正確な対応が必要です。給与担当者には、あらゆる法律面の情報のキャッチアップと的確な関数の更新が求められるわけです。
さらに、独立したソフトウェアであるエクセルには、会計ソフトなどの外部ツールとの連携が難しいという側面があります。経費精算などの会計処理とのデータの連携ができないため、手間が余計にかかる点も考える必要があるのです。
給与計算を外部へ委託するアウトソーシングを検討している企業もあるでしょう。代行業者がタイムカードの集計や毎月の給与計算などを行ってくれるため、社内でツールを導入する必要がありません。
・メリット
給与計算を外部に委託することで、ソフトウェアの導入や自社内の給与計算担当者を育成する必要がなくなるため、コスト削減につながります。
給与計算の業務フローは煩雑でありながら、直接会社の利益につながるものではありません。また、給与計算は時期によって業務の量が変化します。繁忙期が終われば業務量も減るため、そのための人材確保は慎重にならざるを得ず難しい選択を迫られるのです。
その解決策には外部委託が有効です。人員を増やさずとも、繁忙期のみ依頼するなどの調整が柔軟にできるため、余計なコストを可能な限り省くことができます。
・デメリット
専門の代行業者に依頼することが一般的な外部委託には、情報漏洩のリスクがあります。実際の業務にあたるスタッフはアルバイトや派遣社員のことも多く、情報管理意識の低さが懸念されます。
また、勤怠管理などは社内でデータを管理する必要があるため、全ての業務を外部に任せることは難しいでしょう。一定のタスクは社内で行う必要があると認識しておきましょう。
給与計算に関わるさまざまな業務は、社労士に委託することも可能です。社労士とは、行政機関に提出する書類や申請書の作成代行が認められている唯一の国家資格です。
・メリット
社労士は、法改正や税金の知識などを熟知した労働法の専門家です。正確で間違いのない給与計算を行ってくれますので、給与計算に関するあらゆる業務を社内で行う必要がなくなります。給与計算業務に関する人的・時間的コストの削減につながります。
・デメリット
社労士に委託する場合に考えなければならないのがコストです。外部委託よりも費用は掛かかります。また、1年以上の単位で委託契約を結ぶことが一般的なため、一度契約してしまうと簡単には変更できません。アウトソーシングする費用が実際に見合っているかどうか、慎重に検討する必要があります。
他にも、社労士個人の性格なども含めて自社に合った社労士を探すことは意外に難しいといった問題もあります。
近年利用が増加している給与計算ソフトの導入。製品によっては勤怠管理システムや人事システムなどとの連携も可能で、残業や有休取得などの勤怠データや昇給などの情報も自動で反映して給与計算を行ってくれます。プランに応じて月額利用料金が設定されていることが一般的です。
・メリット
給与計算ソフトは、法改正や税率、保険料の変更などがあった場合、ソフトウェアを自動もしくは更新することでその後の計算作業を修正、すぐに対応が可能です。
また、各種システムと連携できることも大きなメリットです。例えば、給与計算業務で多くの時間と工数がかかる出退勤データの集計作業。ここでのミスは支給額にも影響が出てしまうため絶対に間違いが許されない上、手作業だと非常に煩雑なものです。
給与計算ソフトであれば、タイムレコーダーや経費精算システムなど他のシステムと連携することが可能なため、出退勤データの取り込みや集計も簡単に実施できます。
さらに、社内に計算業務に関するノウハウを蓄積できるという利点もあります。アウトソーシングした場合には作業の一切が外部委託となるため、万が一、委託会社に問題が発生した場合に社内での対応ができません。
一方、給与計算ソフトなら自社での運用のため、給与に関するノウハウの蓄積が可能で、急なトラブルや従業員からの質問にもスムーズに対応することができます。
・デメリット
業務を大幅に効率化することのできる給与計算ソフトの導入ですが、社内のリソースを利用することに変わりはありませんので、ソフトの管理・運用をする人員は必要です。担当者変更の場合などには、新たな人員を教育する時間も必要となります。
また、給与計算ソフトの提供形態によってはソフトウェアのバージョンアップやバックアップが必要な場合もあります。インストール型のソフトの場合、手動で変更しなければならない場合があり、更新の際のデータ消失に備えてバックアップ対策も必要です。
ただし、クラウド型であれば、法改正などの変更があった際に、定額の利用料金内で自動的に内容を更新してくれる場合もあります。
給与計算ソフトの提供形態にはクラウド型とインストール型、オンプレミス型があります。それでは、それぞれの特徴を比較しながら見ていきましょう。
| クラウド型 | インストール型 | オンプレミス型 | |
|---|---|---|---|
| 導入方法 | インターネット上でサービスにログインして使用 | パソコンにソフトをインストールして使用 | 自社サーバにシステムを構築して使用 |
| 導入費用 | ０円～数万円程度 | 数万円程度 | 数十万円～数百万円程度 |
| 維持費 | 主に月額制 一人あたり数百円程度 |
買い切り型のため無料 | 定期的なメンテナンス費が必要 |
| メリット | 常に更新された最新版が利用できる | 歴史が古く実績多数 前例が多いため安心 |
ランニングコストが低い カスタマイズしやすい |
| 企業規模 | 小規模企業から幅広く対応可能 | 中小企業におすすめ | 大企業向け |
導入の手軽さ、また法改正や利用人数の変更など対応の柔軟さから、近年ではクラウド型が人気の傾向にあります。ただし、クラウド型は月額制でかつ従業員の人数ごとの課金制です。従業員数が徐々に増えていく大企業の場合は毎月のランニングコストが高額となり、オンプレミス型の方が結果的に安く済むケースもあります。小規模から中規模企業に適した形態といえるでしょう。
買い切り型のソフトインストール型（パッケージ型）は、ランニングコストがかからず低コストで使えるのが最大の魅力です。ただし、法改正などでシステムのバージョンアップが必要になった時には再度購入費用が必要となります。また、インストールしたPCでしか使えないことも不便な場合があり、デメリットといえます。
オンプレミス型は開発費用、初期導入費用など高額な初期コストがかかるため、ある程度大企業向けの形態といえます。定期的なメンテナンスなど保守費用以外のランニングコストは抑えることができます。さまざまな雇用形態や勤務シフトの従業員がいる企業では、カスタマイズ性の高いオンプレミス型なら独自のシステムを構築しやすいというメリットも魅力です。
前項で給与計算ソフトのさまざまなタイプを紹介しました。次に具体的な製品の選び方をご紹介していきます。まずは下記3つのポイントを押さえましょう。
・企業規模
・自社の体制/業務フロー
・勤怠管理方法
給与計算業務の煩雑さは、企業の規模に比例するものです。ある程度の規模の企業であれば、雇用形態・給与体系・手当・働き方なども必然的に複雑になってきます。それに伴い、給与計算業務も人事労務管理や勤怠管理などの関連業務と一緒に最適な方法を探るなど、業務の効率化を全体的に図っていく必要があります。
従業員数が300名を超えるような場合は、カスタマイズ可能なERPタイプの導入も視野に入れます。ERPタイプとは、企業の主要な業務を統合的に管理・効率化できる基幹系情報システムを活用するタイプとなります。販売・会計など人事に限らないさまざまな領域を網羅。共通データをシームレスに活用することができます。
今現在は小規模であっても今後の成長が見込まれる場合は、まずは給与計算だけに対応したミニマムプランでスタートし、入退社の労務手続きが必要になったらベーシックプランへ変更などといった成長に合わせた活用のできるタイプがおすすめです。
給与計算ソフトを導入することで現状の体制や業務フローをどうしていきたいのかを具体的に考えることで、選択すべきソフトは変わってきます。
＜例＞
・外部委託している年末調整業務も社内で巻き取りたい
・給与明細のWeb発行をしたい
・社会保険料の計算はもちろん加入手続きも効率化させたい
自社が実現させたいことに合わせて考えてみましょう。
給与計算・Web明細書の発行だけであれば、勤怠管理や労務管理などの機能を持たない、給与計算に特化したシンプルなタイプもので構いません。
その他、年末調整、社会保険手続き、マイナンバー管理などへの対応を希望する場合は、勤怠管理機能を備えた多機能型ソフトウェアを視野に入れて比較検討していきましょう。
既に自社で勤怠管理ソフトを運用している場合は、勤怠管理ソフトと連携して勤怠情報を取り込む必要があります。連携可能か確認しましょう。
勤怠管理ソフトが未導入の場合や、現状の勤怠管理システムに課題を抱えている場合などには、この際に勤怠管理機能も備えた給与計算ソフトを検討するのも良いでしょう。
以上の３つのポイントを把握した上で、さらに各製品の価格はもちろん、機能や特徴を細かくリサーチしていかなければなりません。「法改正への自動対応」や「勤怠管理システム・会計ソフトとの連携機能の有無」、「マイナンバー管理」「給与明細の電子化」などを具体的に確認していきましょう。
自社に合った給与計算ソフトの選び方が見えてきましたでしょうか。続いて、さらに具体的な比較検討を行っていきましょう。ここでは、業務範囲・自動計算・システム連携・課金体系について詳しくご紹介していきます。
取り込んだ勤怠情報をもとに給与を自動計算できるという基本の機能以外に、「給与明細のWeb発行ができるか」「オンライン振込できるか」「年末調整業務も可能か」「社会保険手続きに対応しているか」など、対応できる業務範囲はソフトウェアにより異なります。
いくつか気になるソフトを見つけたら、まずは現状の社内の体制や業務フローに照らし合わせ、自社が求める業務の領域がカバーできるかどうかを確認しましょう。
正社員の他、契約社員、パート、アルバイトなど雇用形態が複数存在する場合には、従業員の属性によって給与算出の方法が変わります。割増賃金の計算や各種手当のルールがそれぞれ異なることが多いため、個別に計算することは大変な作業になります。。
その場合には、給与規定のパターンをいくつか登録でき、後はそれに沿って自動計算してくれるソフトを選択しましょう。税率や社会保険料率も法改正に準じて自動で更新し、自動計算してくれるものが便利で良いでしょう。
現在使用している勤怠管理ソフトとの連携が可能かを確認するのはもちろん、その他の既存システムと連携可能であれば、より業務を効率化することができます。例えば、会計システムや経費精算システムと連携できれば、給与計算と同時に経費精算を行うことができます。ソフトによってどのシステムと連携できるかは異なるため、必ず自社の導入済のソフトとの連携の可否を確認しましょう。
給与計算ソフトによって料金体系は異なります。1ライセンスあたりの定額制や、従業員ごとの従量課金制、一定数の従業員数までは定額制でそれを超える分は課金制、など多種多様です。パート・アルバイト・インターンなど入退社が多い企業は、利用した人数分だけ課金されるアクティブユーザー制がおすすめです。
給与計算システム導入のメリットは理解できたが、本当に自社に導入すべきか、自社の課題に当てはまるのかと悩んでいる経営者や経理担当の方へ。給与計算システム導入をおすすめする企業例を３つ挙げますので参考にしてみてください。
１．パート・派遣・契約社員・正社員など、さまざまな形態の従業員を抱えている企業
⇒ レギュラーな計算処理も、給与計算ソフトなら自動計算で解決することができます。
２．給与に関する業務専任の担当者を配置することができない企業
⇒ 未経験者でも給与に関する知識がなくても、給与計算ソフトに沿って処理するだけで未経験者でも簡単にできます。
直行直帰が多く社員の勤怠を手作業で計算処理することが負担となっている企業
⇒ スマホからも打刻可能な勤怠システム機能のある給与計算ソフトで解決できます。
経営者自身、または経理の担当者が1名体制で、給与計算や管理業務全般を実施しているような企業におすすめの給与計算ソフトをご紹介します。
今後、雇用を増やすつもりがないようなら、割り切って給与計算のみに特化したタイプでも良いでしょう。早期に事業の急拡大が見込まれる場合などには、労務管理から確定申告、日々の経理まで効率化が最初からできるERPタイプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。1名のみパソコン1台で管理するならクラウド型に限らずインストール型という選択肢もあります。
やよいの給与明細オンラインは、給与計算に特化したタイプのクラウド型アプリです。テンプレートを選ぶだけできれいな給与明細書が簡単に作成できると評判です。
導入時には「スタートアップガイド」という動画を見ながら設定できるため初心者でも安心して使用できます。実際の給与計算業務も、画面のフローチャートやアイコンに沿って進めるだけで簡単です。企業規模が大きくなった場合は、従業員数20～100名規模向けの「弥生給与21」へ切り替えられるので安心です。
＜やよいの給与明細オンラインの特徴＞
・給与計算に特化したタイプ
・年末調整や社会保険算定などは未対応
・簡単にデザイン性の高い給与明細が作成できる
・便利な自動計算機能
・充実のサポート体制
最大2ヶ月無料で、いずれも初期費用は不要です。
スマイルワークスは、給与計算をはじめ勤怠管理や経費精算、財務会計、販売管理、仕入れ管理、在庫管理など企業のバックオフィスを統合したERPタイプのクラウド給与計算システムです。プロジェクトごとに収支管理ができのが特長で、プロジェクト別の損益計算書を自動作成することもできます。マイナンバー制度にも完全対応。申請書類の承認ワークフロー機能など、充実の機能で業務効率化が図れます。
＜スマイルワークスの特徴＞
・プロジェクトごとに関連データを紐づけて管理できるプロジェクト別収支管理
・社員の勤怠・給与・保険を一貫管理
・給与データはボタン操作一つで財務会計機能へ
・振替伝票の作成と損益計算書抽出の自動化
・マイナンバー制度対応
利用実績多数の会計・給与・販売管理・税務を網羅した「PCAクラウド」の給与計算に特化した給与ソフトです。月次の給与計算・賞与計算はもちろんのこと、算定基礎届や月額変更届の作成、年末調整など、給与計算に必要な業務は網羅しているため安心です。
複数の業種や業務等、複雑な給与計算にも対応。豊富な計算式項目によって、支給・控除項目の計算も自動化可能です。同社の「PCA人事管理DX」と連携もできるため、従業員の住所情報や扶養者情報の変更、社会保険料の改定など共有が可能です。
＜PCA給与DXクラウドの特徴＞
・日常の給与処理だけでリアルタイムに計算
・複雑な給与計算の自動化にも対応
・月々のデータ入力で源泉徴収票などもラクラク作成可能
・給与体系の設定も柔軟に対応可能
次に中小企業向けの給与計算ソフトをご紹介します。
月給制・時給制など複数パターンの給与体系対応、料率・法令改正の自動アップデートなど、業務効率を向上させる機能が取り揃ったマネーフォワード クラウド給与は、初心者でも簡単に取り扱えるUIに定評があります。
基本料金 ＋ ユーザーごとの従量課金制の料金体系で、従業員の入退社が頻繁な企業にはありがたい仕組みです。サポート体制も充実しており、インストラクターが支援を行うサービスなどもあります。
＜マネーフォワード クラウド給与の特徴＞
・とにかく使いやすい画面設計で給与・賞与の自動計算ができる
・税率・保険料率の自動アップデート
・年末調整もスムーズ
・テレワーク・在宅勤務も簡単に実現
・外部ソフト連携
・マイナンバー管理機能あり
給与奉行クラウドは給与・賞与関係の業務を自動化するだけでなく難しいルールが多い社会保険や労働保険の電子申請に対応しているので、年金事務所などに行く・届出書を郵送する手間を省くことができ、給与関連業務の人件費と時間の削減が実現できます。
おなじみOBCの「奉行シリーズ」の一つで、給与計算に特化したクラウド型の給与計算ソフトです。企業の給与担当者だけでなく、労務の専門家である社労士にも多く利用されています。
給与・賞与処理、社会保険・労働保険手続き、年末調整処理、マイナンバー管理などの給与計算の基本業務にしっかり対応しています。チャット相談などサポート体制も万全なため、知識がなくても安心して利用可能です。
＜給与奉行クラウドの特徴＞
・制度改正や税率・保険料率の改定時は自動アップデート
・税理士、社労士等の専門家ライセンスが無償
・テレワークに対応
・給与明細電子化機能、マイナンバー管理機能あり
ジョブカン給与計算は、給与計算担当者の負担を減らすための豊富な機能を持ったクラウド給与計算システムです。他のジョブカンシリーズとの連携で業務をさらに効率化。
給与の自動計算やWeb明細はもちろん、便利な機能が満載。支給・控除一覧表のカスタマイズが可能で、あらかじめ出力したい項目をフォーマットとして登録することもできます。
月額変更届や算定基礎届も自動作成することができ、改定後の標準報酬月額を従業員マスタへ反映させるところまで自動化してくれます。
＜ジョブカン給与計算の特徴＞
・かんたん勤怠連携・計測自動化で作業時間削減へ
・WEB給与賞与明細・源泉徴収票の自動交付
・年末調整もジョブカンで完結
・給与明細電子化機能、マイナンバー管理機能あり
給与計算ソフトの導入は、作業効率向上やミスを防止するだけでなく、直接会社の利益につながる業務など、より重要な業務に人材を割くことを可能にします。
ソフトの特徴や機能、コストは製品によって異なるため、給与計算ソフトの導入を検討している中小企業の経営者や経理担当者は、自社の状況にマッチした最適なシステムを選択することが大切です。
まずは各社へ資料請求をして、一定期間無料で導入できるものもあるので、無料お試しから利用してみるのもよいでしょう。導入時の初期セットアップは簡単か、UIは迷わず使える仕様になっているか、困った時のサポート体制の充実度はどうかなど、使ってみなくてはわからない部分も多々あります。一連の流れを通して使用感が体験できるよう、お試し期間が十分なものを選択するのがおすすめです。是非比較・検討してみてはいかがでしょうか。
